أهمية تأسيس مكاتب ادارة المشاريع في مؤسسات الدولة

اهمية تأسيس مكاتب ادارة المشاريع و البرامج و المحافظ الاستثمارية

او ما بسمى حديثا بمكاتب PMO or P3O

نسمع دائما عن شيء اسمه غرفة العمليات في حال حصول امر مهم ( حدث استثنائي ،تجمع بشري كبير جدا مثل الحج و الزيارات المليونية او الجائحة عالمية ) يحتاج الى جمع المعلومات و توحيد الاجراءات و دراستها في مكان واحد من قبل الاطراف المعنية ( المؤثرة و المتأثرة ) بمخرجات غرفة العمليات وهذا جيد لاتخاذ قرارات مناسبة لادارة الحدث. ولكن لم نسمع ان وحدة ادارية يتم تشكيلها في المؤسسات او الوزارات مهمتها جمع البيانات و المعلومات و التقارير عن مشاريع المؤسسة التي تنفذها لغرض معين ( تحقيق اهداف استراتيجية مثلا) لكي تتمكن المؤسسة من معرفة :

1.  حالة المشاريع وهل ماتزال تحقق اهدافها واهداف المؤسسة
2. ادارة المخاطر التي تواجه المؤسسة ومشاريعها ،لكي يتم وضع الية للتعامل معها اما بتجاوزها او تخفيف اثارها على اهداف المشاريع والبرامج ومنافع المتوقعة expected benefits
3.  ما الدعم الواجب تقديمه لتلك البرامج والمشاريع من حيث ( التكنلوجيا ،الموارد والمعرفة)
4.  مراقبة مؤشرات الاداء التي وضعت سلفا كمعيار لتقييم المشاريع والقائمين على تنفيذها لكي يتم اتخاذ الاجراءات التصحيحية والوقائية حيالها، كنوع من ضمان الجودة في تلك المشاريع

كل ذلك يتم من خلال تاسيس غرفة عمليات ادارة البرامج و المشاريع او ما يسمى حديثاً( بمكاتب ادارة المخافظ والبرامج و المشاريع ) PMO او P3O والتي تكون على ثلاث انواع :

١. داعمة supportive

تمارس المكاتب من هذا النوع مستوى منخفض من التحكم من خلال لعب دور استشاري للمشاريع. وهي توفر القوالب وأفضل الممارسات والتدريب والمعلومات والدروس المستفادة من مشاريع أخرى. ويعد هذا النوع من مكاتب إدارة المشاريع كمستودع للمشاريع.

2. متحكِّمة controller

تكون درجة التحكم التي يقدمها هذا النوع من مكاتب إدارة المشاريع معتدلة وذلك من خلال تقديم الدعم وتتطلب من المشاريع الامتثال لما يلي: أطر أو منهجيات محددة لإدارة المشاريع و استخدام قوالب وأشكال وأدوات محددة و أطر الحوكمة

3. مُوجِّهة directive

تمارس مكاتب إدارة المشاريع هذه درجة مرتفعة من التحكم من خلال الإدارة المباشرة للمشاريع. يُعيَّن مدراء المشاريع من خلال مكتب إدارة المشاريع ويقدمون تقاريرهم إليه. وهذا ما يحتاجه اعضاء مجالس ادارات الشركات و المؤسسات و الوزارات في بلدنا العزيز لغرض الادارة المثلى لمؤسساتهم و لمشاريعهم ( التي يرومون بها التحول من حال الى حال مستقبلي افضل ) ولكي يحددوا اي من تلك المشاريع يجب ان يتم تنفيذه ودعمه ومن تلك التي تحتاج الى انهاء وعدم هدر للاموال اكثر مما هدر ، ومن من المشاريع يحتاج الى دعم وتقليل المعوقات لكي يحقق اهدافة