التوثيق الالكتروني وأهميته للمجتمع

التوثيق الالكتروني هو مجموعة من العمليات التنظيمية لحفظ الوثائق والمستندات وتسجيلها وتنظيمها باستخدام التقنيات الالكترونية الحديثة بعمل نسخة منها طبق الأصل على برامج الحاسوب الالكترونية والرجوع إليها في أي وقت من خلال طرق البحث المتعارف عليها دولياً.

بسبب الاكتشافات المستمرة أصبح هنالك حاجة ماسة لحفظ هذا الكم الهائل من المعلومات لذلك يسعى المختصون لاستخدام نظام توثيق هذا المعلومات الذي يتطلب البحث عنها طويلاً لإيجادها او ربما لا نجدها وأيضاً إتاحة الفرصة للباحثين للقيام بتحليل البيانات والاستنباط منها للمساعدة على الرجوع الى هذا الكم الكبير من البيانات والمعلومات لذلك اضطر الباحثين الى استخدام بعض الآليات التي تساعدهم على استرجاع البيانات المطلوبة عن طريق استخدام ما يعرف بـ الفهرس وعندما وصلت التكنولوجيا المتطورة التي تستخدم الحاسبات الآلية ووسائط حفظ مختلفة ساعدت الباحثين الوصل الى المعلومة بسهولة وبأسرع وقت وبكلفة اقل وهذا ما يهدف له التوثيق الالكتروني.  ومن برامج الحاسوب الالكترونية التي تم الاعتماد عليها في التوثيق الالكتروني لحفظ المعلومات هي:

–   برنامج Power point وهو برنامج ذو ميزات كثيرة لطباعة الملفات والصور وحفظها

–       برنامج فلاش Flash

–       برنامج فرونت بيج Front page

–        برنامج دريم ويفر Dream weaver

وغيرها من البرامج التي تستخدم لتوثيق المعلومات وحفظها ونسخها طبق الأصل.

ومن الأهداف الرئيسية للتوثيق الالكتروني هي توفير المساحات المستغلة في تخزين الملفات الورقية وكذلك توفير نسخ احتياطية للوثائق الأصلية للضمان في حالة تعرض هذا الوثائق الى التلف بسبب عامل طبيعي او بشري منها الحرائق او السرقة او ضياع المستندات او اي عوامل جوية وغيرها. ومن اهدافها ايضاً سهولة الرجوع الى الوثائق عن طريق استخدام البحث الالكتروني وسهولة تبادل الوثائق خارج وداخل العمل واعادة النظر في محتويات الملفات وإزالة المتكررة وغير الضرورية وإتاحة الفرصة لعدد من الأشخاص للاطلاع على الوثائق بنفس الوقت من خلال استخدام الشبكات الالكترونية. وللتوثيق الالكتروني دور مهم في تكنولوجيا المعلومات حيث يعمل على خلق بيئة آمنة للتعامل الالكتروني عبر وسائل الانترنت وكذلك بث الأمان والثقة بين المتعاملين في التعاملات الالكترونية.

ان المجتمع العالمي بدأ يتجه نحو استخدام الوسائل الالكترونية ومن ثم صدور قانون التوقيع الالكتروني والمعاملات الالكترونية ساهم في تطوير هذا الوسائل وتنميتها واشاعة استخدامها. وان مسالة التوثيق الالكتروني يجب ان تتولاها الجهات المختصة في الدولة من خلال الثقافة والاعلام وتبني منهج يبين للمجتمع مميزات ومحاسن التعاملات الالكترونية وخاصة التوثيق الالكتروني لما لها من فوائد قيمة للمجتمع.